Ep 12 – 6 Techniques pour faire le point, s’organiser et être plus productif

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Ep 12 – 6 Techniques pour faire le point, s’organiser et être plus productif

Notes de l’épisode 

Pour ce dernier épisode de la première saison du podcast, nous vous donnons des outils et des méthodes qui vont vous aider dans votre organisation, pour votre concentration, mais aussi dans le choix de vos priorités. On continuera par une méthode simple pour lire plus de 20 livres par an avant de terminer par une liste de lecture sur le sujet des multipotentiels et des slasheurs. Vous trouverez dans cet article un résumé de ce que nous allons aborder dans l’épisode.

Méthode post-it – Kanban

Le kanban est un terme japonais signifiant étiquette et est une technique d’organisation des tâches, simple et efficace.

Il se présente sous forme de 3 colonnes : la première colonne s’intitule « A FAIRE », la deuxième « EN COURS » et la troisième « FAIT ».

La première colonne contient les tâches à réaliser, qui sont donc à commencer. La deuxième colonne contient celles en cours de réalisation, qui sont donc commencées mais pas terminées. Et la troisième colonne contient toutes les tâches terminées.

Au début tous vos post-it seront collés dans la colonne « A FAIRE » puis, quand une tâche est commencée, le post-it est déplacé dans la colonne EN COURS et enfin dans la colonne FAIT quand elle est achevée.

Le fait de les placer puis les déplacer permet de matérialiser et de visualiser la progression des tâches, de mieux tenir les échéances et de gagner du temps en terme d’organisation. C’est également un outil de motivation grâce à la visualisation et à la manipulation qui permettent de “sentir” la progression de l’activité.

La décomposition d’une tâche

Dans notre To-do list, nous avons souvent des tâches qui s’apparentent plus à des projets que de simples choses à faire.

Ces tâches sont souvent vagues et vous ne savez pas vraiment par où commencer, comment vous vous y prendriez pour les réaliser et où trouver les réponses  à vos questions sur ce sujet.

Il est donc temps pour vous de décomposer cette tâche en des éléments bien plus concrets et réalisables.

Imaginons par exemple que vous avez comme tâche « apprendre l’espagnol » depuis un moment.  Voici un exemple de décomposition :

  • Trouver un professeur d’espagnol
  • Suivre des cours pendant 3 mois à raison d’un cours par semaine
  • Pratiquer en parallèle dans des cafés langues
  • Organiser un voyage en Espagne

Mais cette décomposition n’est évidemment pas unique et doit refléter votre façon de fonctionner.

Vous l’aurez compris, le but est de décomposer une tâche qui a l’air insurmontable en différentes étapes plus simples.

L’avantage sera d’avoir une vision globale des choses à faire, de pouvoir plus facilement les planifier, et souvent de se rendre compte qu’au final, cette tâche est moins compliquée qu’elle en a l’air.

Pomodoro

La technique Pomodoro a été créée par Francesco Cirillo à la fin des années 80 et est particulièrement pertinente pour les indépendants qui exercent leur métier chez eux. Elle facilite la focalisation sur son travail en mettant de côté les sollicitations de l’environnement familial.

Le principe est assez simple : utiliser un minuteur de cuisine pour organiser des sessions de travail de 25 minutes,  appelées pomodori, littéralement « tomates » en italien (oui, car le minuteur utilisé pour l’élaboration de cette méthode était en forme de tomate, ce qui a nommé la méthode et le nom des sessions).

SWOT ou FFOM personnel

Un SWOT ou FFOM en français pour Force Faiblesses Opportunités et Menaces est un outil d’analyse stratégique utilisé en entreprise qui permet d’obtenir une vision synthétique d’une situation avant de lancer un projet (business plan, nouveau produit, plan marketing, reprise d’une entreprise…). Ce que peu de gens savent par contre, c’est qu’il est tout à fait possible d’utiliser cet outil d’un point de vue personnel.

Cela vous permettra d’avoir une vision claire et objective sur vous et votre situation et se révèlera fort utile si vous comptez vous présenter à un entretien d’embauche, si vous postulez en interne pour un nouveau poste ou une augmentation, ou bien encore si vous envisagez une réorientation professionnelle.

Faire le point grâce à la méditation

Vous l’aurez remarqué, nous vous parlons souvent de prendre votre temps et des bienfaits de la méditation. Et c’est à juste titre. Sous ce nom un peu fumeux (qui est bien souvent utilisé à tord et travers) la méditation recueille un ensemble de techniques dont les bénéfices se font de plus en plus nombreux.

En tant que multipotentiel, notre cerveau peut vite s’embarquer dans plein de projets différents, faire des liens de plus en plus rapides et l’on se retrouve facilement dans un trampoline géant d’idées surgissantes. Et il nous est tous arrivé d’en être épuisé.

Si l’on s’intéresse tant à la méditation en ce moment c’est aussi parce que la science effectue de plus en plus de recherches sur cette pratique dont les bénéfices sont de plus en plus mesurables. Et on sait à combien dans notre société on aime mesurer les choses… Et pour les multipotentiels que nous sommes, cela peut se révéler une pratique particulièrement ressourçante et bénéfique.

Mais il y a une autre pratique dont on parle rarement, car elle fait partie de la méditation dite « de pleine conscience », et qui mérite que l’on s’attarde sur elle. C’est la pratique de la contemplation. L’art de regarder sans analyser, sans penser, de juste constater les choses.

Bref, vous l’aurez compris, que ce soit la méditation ou la contemplation, ce sont des pratiques qui ne peuvent nous faire que du bien, nous permettant de prendre du recul sur les situations, les émotions, les réflexions, amener du calme dans l’esprit tout en fortifiant le corps.

Lire plus de 20 livres en une année

Si vous êtes comme nous, vous êtes sans doute un grand adepte de lecture. Mais le problème c’est que vous n’arrivez pas toujours à trouver le temps pour lire.

La lecture stimule le cerveau, diminue le stress, améliore les connaissances, accroit le vocabulaire, améliore la mémoire, développe les capacités d’analyse, améliore l’attention et la concentration, améliore la rédaction, tranquillise l’esprit et est un divertissement gratuit.

Vous l’avez bien compris, il y a de nombreuses raisons de lire plus, plus souvent.

Nous avons donc dû trouver une stratégie qui permettrait de lire plus de livres sans laisser les distractions typiques (réseaux sociaux et lectures passives) se mettre en travers.

Comment ? En lisant simplement 20 pages par jour.

Voici pourquoi nous pensons que ce modèle fonctionne : 20 pages sont assez pour ne pas être intimidantes. La plupart des gens peuvent finir de lire 20 pages en 30 minutes. Et si vous le faites en tout début de matinée, les urgences du jour ne vous gêneront pas.

Enfin, lire 20 pages peut sembler peu mais elles s’ajoutent rapidement et en moyenne cela vous fait 36 / 37 livres de 200 pages par an… ce qui est pas mal !

Retrouvez ici les liens cités dans le podcast

Les livres

Headspace – Andy Puddicombe
Où tu vas tu es – John kaba Zin
Commencer à méditer – Thich Naht Hanh

Refuse to choose – Barbara Sher
How to be everything – Emilie Wapnick
Profession Slasheur – Marielle Barbe
Je pense trop – Christelle Petitcollin

Les application et sites webs 

Francesco Cirillo – Pomodoro
Trello – Kanban

Headspace
Petit Bambou
Méditer avec Christophe André

00:00:51: Kanban

00:03:28 Décomposition de tâches

00:05:46 La méthode Pomodoro

00:09:30 Le SWOT ou FFOM personnel

00:14:48 La méditation

00:19:29 Méthode simple pour lire plus de 20 livres par an

00:22:04 Liste de lectures sur les sujets des multipotentiels et des slasheurs

77:77:77 Des fois je me demande si il y a vraiment des personnes qui lisent le timing ou si je fais ça pour rien 🙂

Par |2018-09-26T12:06:12+00:0023 août 2018|Podcast|2 Commentaires

À propos de l'auteur :

Graphiste, photographe, formatrice, artiste, accompagnatrice bien-être et passionnée de développement personnel.
  • Flotos dit :

    On lis le timing 😉
    Merci pour ces podcasts en tout cas

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