Comment mieux s’organiser et se vider la tête avec la méthode Kanban

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Comment mieux s’organiser et se vider la tête avec la méthode Kanban

Note de Stéphanie & Julien : Cet article est issu d’un post que Yann a mis dans le groupe de discussion Kmeo sur Facebook. Nous avons pensé que ce cas d’étude pourrait vous donner plus de détails sur la méthode Kanban pour ceux qui souhaiteraient l’adopter dans leur organisation et vous donner un aperçu des discussions et de l’entraide présentes dans le groupe. Merci à lui pour sa contribution et bonne lecture !

Dans la dernière newsletter, nos amis ont cité Trello, un outil qui vous permettra de vous organiser grâce à un système de tableau et de tâches. C’est ce que l’on appelle un Kanban, notamment utilisé dans la gestion de projet en méthodologie AGILE. On est là dans mon cœur de métier, et si vous ré-écoutez mon interview dans l’épisode 5, je parle de méthodes pour pouvoir me dissiper, notamment en vidant mon cerveau.

Voila un exemple parfait d’outil pour réussir cela.

Construction du modèle et fonctionnement

Pour les technophobes, il y a une méthode « à l’ancienne »: utilisez un pan de mur chez vous, et dessinez un tableau (du scotch coloré d’électricien fera très bien l’affaire).

Commencez par 3 ou 4 colonnes :
A FAIRE – EN COURS – TERMINÉ (je rajoute souvent une colonne « EN ATTENTE », si une tâche n’avance pas car j’attends une réponse, un devis, etc…)

Faites autant de lignes que de projets en cours :
– Rénovation de ma salle de bain
– Travaux sur la moto
– Tâches administratives
– Projet artistique
etc…

Kmeo Kanban image Yann

Mes conseils

1. Voyez large, car dans chaque case vous mettrez des post-it sur lesquels vous écrirez une tâche, en essayant d’être le plus détaillé possible, le but étant de faire évoluer tous ces post-it de « A FAIRE » vers « TERMINÉ », idéalement le plus rapidement possible.
Evitez donc des post-it trop généralistes genre « Entretien de la moto » qui pourraient mettre trop de temps à changer de colonne mais préférez plusieurs que vous ferez avancer rapidement : « Acheter l’huile », « Acheter le filtre à huile », « Graisser la chaine », « Changer le pneu arrière », etc…

2. Vous pouvez aussi choisir des post-it de couleur pour définir les priorités/urgences (vert : à faire quand j’ai le temps/non-prioritaire, ex : « Repeindre la boucle arrière » ; Orange: Pas bloquant/urgent mais faudrait pas trop trainer, ex : « Changer les plaquettes de freins avant » : Rouge: A faire d’urgence, ex : « Changer le pneu arrière parce que là ça craint grave »)

3. Je vous conseille également de vous interdire de traiter trop de tâches « rouge » en simultané.
« Tout est prioritaire » n’est pas une phrase acceptable. Toute priorité est « priorisable ».
Posez-vous les questions suivantes:
– Est-ce que cette tâche est bloquante pour les autres à venir ?
– Est-ce qu’elle est chronophage ?
– Quelle est sa valeur ajoutée, son impact sur ma productivité ?
Je vous invite à vous renseigner sur la méthode WSJF (Weighted Shortest Job First) issue du framework Scaled Agile Framework – SAFe qui pourra vous aider sur ce point.

Une fois votre tableau joliement décoré, le but sera de les faire avancer vers la colonne « TERMINE », et toute tâche/activité qui naitra dans votre cerveau devra être matérialisée par un petit post-it, dans la bonne ligne (rajoutez-en si nécessaire).

Voila, vous avez désormais votre kanban, qui vous aidera à savoir où vous en êtes, à prioriser vos tâches (une journée ne contient que 24h, et je vous rappelle qu’il faut dormir ~8h pour être au top) et surtout à avoir une vision d’ensemble de tous les sujets que vous traitez. Ça vous aidera à relativiser, faire le point, et aussi reconnaitre quand vous vous surchargez…

Allez plus loin : utilisation de SCRUM

Pour les plus curieux, renseignez-vous sur SCRUM, qui est une autre façon de gérer ce genre de tableau, notamment en définissant des sprints (des durées de 2~3 semaines par exemple) où l’on va embarquer un nombre défini de taches dont on aura quantifié sa complexité grâce au « Poker Planning », pour éviter de se surcharger en définissant une vélocité…

(🤬 mais qu’est-ce qu’il raconte ???)

En fait, c’est simple:
Utilisez l’application « SCRUM Time », et pour chaque tâche, vous définissez une valeur (en vous basant, de manière subjective, sur sa durée, sa complexité, etc…)
Par exemple : « Graisser ma chaine », c’est un truc facile, je lui mets une note de 5 (parce que ça me prend un peu de temps quand même).
Par contre, « Régler mon amortisseur arrière », c’est bien plus technique, plus long, faut essayer à chaque réglage, etc… je lui met dont une note de 50. Et ainsi de suite…

Avec le temps, j’ai déterminé que ma vélocité sur un sprint de deux semaines est de 200.
Je ne m’engage donc à bosser que sur des tâches dont le total n’excède pas ma vélocité, tous projets confondus…
Ainsi je m’évite la pression de ne pas tenir mes engagements à cause d’une surcharge, et à l’inverse, si j’ai sous-évalué mes tâches, alors j’ai du temps pour en prendre d’autres, ou tout simplement pour ne rien faire 
Et je ré-évaluerais ma vélocité au sprint suivant.

Bon, cette méthode, c’est surtout pour le travail en équipe, mais ça peut servir pour soi en détournant l’usage !

Et voilà pour mon utilisation de la méthode Kanban, si vous avez des questions, n’hésitez pas !

Par |2018-09-28T18:52:31+00:0027 août 2018|Articles|4 Commentaires

À propos de l'auteur :

Informaticien, entrepreneur, musicien, organisateur d’évènements, formé et passionné de cuisine asiatique, enseignant de Karaté, organisateur et accompagnateur de sorties moto. Vous l’aurez compris, Yann est un peu sur tous les fronts !
  • Chris dit :

    Merci, c’est exactement ce que je cherchais!
    Super boulot que vous faites là, sur ce site!

  • Myfer dit :

    Synchronicité quand tu nous tiens… 😁 merci j adore vos conseils c est pragmatique et j aurais carrément dû vous rencontrer avant 😂

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